前 言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准由龙福环能科技股份有限公司提出。
本标准由龙福环能科技股份有限公司起草。
本标准主要起草人:雷景波、罗国梁、王耀村、冯惜泉、孙彦豪、王登勋、毛安民。
原材料及设备采购规范
1 范围
本标准规定了龙福环能科技股份有限公司原材料及设备采购责任部门、采购要求、采购文件、供方评价、采购合同、采购管理等。
本标准适用于龙福环能科技股份有限公司产品的原辅材料、备品备件、生产设备、与产品、环境和职业健康安全有关的其它物资的采购,包括对原材料供方和提供服务供方的选择评价和重新评价。
2 责任部门
2.1 采购部负责原辅材料、备品备件、设备、环保、安全和防火用品等采购。
2.2 采购部负责组织对供方进行选择和评价,编制合格供方清单,并对合格供方的供货业绩定期进行评价,建立合格供方档案;根据生产计划及库存情况编制采购计划,并履行相关的采购程序。
2.3 质管部负责原料(瓶片)、纸管、化纤和毛毯包装物等进货检验。
2.4 设备动力部负责设备安装验收。
2.5 各生产部门负责备品备件的品质验证。
3 采购材料
3.1 A 类
重要物资:直接影响最终产品质量、安全性能、可能导致顾客投诉、员工安全防护和重要环境因素运行控制的物资。如: PET瓶片、油剂、染化料、化学品、生产设备、灭火器等直接对产品质量和环境、安全有较大影响的产品。
3.2 B 类
一般物资:不影响使用使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的物资(如:一般小五金类、泡沫垫板、包装袋等)。
4 采购要求
4.1 产品的技术要求:即关于采购产品的技术参数、规格型号等。
4.2 产品的程序要求:即涉及甲乙双方应遵守的程序或协议。
4.3 产品的过程要求:对所采购产品质量控制过程方面的要求。
4.4 产品的设备要求,如与制造该产品或提供服务所需的特定设备。
4.5 与采购产品有关的供方人员资格方面的要求。
4.6 对供方与采购产品有关的质量、环境管理全系统方面的要求等。
00001注:对上述要求向供方进行沟通或说明前,应确保有关的采购要求是适宜的(即适合公司产品需求)和充分的(即所提出的采购要求是全面的)。对所购买的货物、设备和服务中已识别的环境因素进行管理,并通报供方和相关方遵守我公司的要求。
5 采购文件
5.1 文件制定
采购文件包括物资采购申请单、采购合同。采购部应根据生产任务和库存情况,制定采购申请文件, 填写物资采购申请单或采购合同,经总经理审批后实施。
5.2 文件内容:
物资采购申请单或采购合同应说明材料名称、规格、数量、设备名称、型号、产地、性能、数量、单价等。
5.3 文件审批
上报采购物资部门的领导应签名,采购部领导签名,总经理在采购文件上应有批准意见。采购文件只有具备以上要求时,才能与供方沟通并实施采购。
6 供方评价
6.1 调查内容
采购部向可能与之合作的供方进行调查,索要营业执照、产品检测报告、通过何种标准的认证等证明材料;或者进行实地考察进行验证。调查内容包括但不限于:
00001——供方产品质量、价格、交货情况、后续服务、支持能力、相关经验和历史业绩,应提供必要的营业执照;
00002——供方的质量、环境管理体系保证能力,供方遵守与环境有关的法律法规和其他要求的情况,必要时应提供认证的复印件;
00003——供方提供该类产品的检测报告;
00004——与履约能力有关的财务状况等。
6.2 调查方式
可采用以下调查方式:
00005——采用信函、电话、传真等方式了解供方类似产品的历史情况或其他使用者经验、质量保证能力。有否违反有关环境方面的法律、法规和其他要求的行为,有条件的可亲临厂方实地考察,了解此类产品使用单位的使用结果。每次调查责任人员填写调查表并提出评价意见。
00006——供方质量认定实验;
00007——材料质量判定:供方提供样品及相关证明材料,对其分析检测,并出具相应的检测报告,并上报总经理审批。相应的检测报告,并上报总经理审批。
6.3 评价与选择
6.3.1 合格供方评价与选择
应遵循以下步骤:
a) 评价前采购部负责提出《合格供方评审表》;并附相关证书材料。
b) 由公司采购部组织相关部门对供方进行评价,填写评价意见,并签名。
c) 由总经理做出评审结论。在评价的基础上,由采购部提出《合格供方名录》。
6.3.2 A 类材料、设备一定要确保向经评价合格的供方采购。
6.3.3 B 类材料一般情况下从合格供方采购。特殊情况下紧急购买,应有产品合格证、检测报告以备存档。
6.3.4 对合格供方实行监督管理,将监督管理情况填在《合格供方评审表》内,对产品出现不稳定的情况,供方出现违反有关环境、职业健康安全法律、法规和其他要求的行为应限期纠正,并验证其效果,对不符合要求的供方从《合格供方名录》中删除。
6.3.5 采购部应保留评价结果,以及由评价可能产生任何针对所采购产品和供方的必要措施的记录(包括与供方沟通和供货业绩的记录)。
6.3.6 劳务供方的评价与选择:人资部是劳务供方控制管理部门,负责组织公司有关部门对劳务供方进行综合评价与选择,填写《劳务供方综合评价表》并审核备案。劳务供方的评价内容:合法手续证明、员工的有效证件、企业的基本情况,包括劳务情况、近三年内生产的业绩及其管理等;必要时(项目、合同等发生变更),对劳务供方要重新评价,评价的结果和引起的必要措施的记录应予以保存。劳务人员的技能考核工作由人资部负责。
7 采购合同
7.1 采购在必要时同供方签定合同,条款中应明确所订购材料产品执行的标准名称、类别、规格、型号、数量、价格、供货时间、付款方式、检验和验证办法及双方责任、义务、违约处罚办法,要特别明确采购材料产品达不到采购要求的处理办法。采购合同签定后记录在《采购合同登记表》上,合同副本上报财务。
7.2 采购合同的签定必须由总经理签名。
7.3 签定后的采购合同需要变更时,应由原合同签定人签名并及时通知供方更改合同。
8 采购管理
8.1 所有 A、B 类材料、设备由采购部负责采购, 采购部主管提出物资采购申请单或与供方签订采购合同,总经理批准后实施采购。
8.2 采购人员必须根据采购文件的要求在“合格供方名录”中选择供方,采购的材料、设备保证符合质量、环保、职业健康安全的要求。
8.3 采购设备进厂后,由设备动力部进行验收,合格设备列入设备台帐,不合格的设备执行《不合格品控制程序》。
8.4 合同如果规定对供方的生产过程进行监督,由采购部组织派人到采购单位进行现场监督检查并做好记录,必要时对远距离的产品运输过程进行监督。
9 采购产品的检验、验证
9.1 采购产品进货检验、验证由质检部、使用部门负责;检验和验证活动可包括检验、测量、观察、试用、提供合格证明文件等方式。根据采购产品对产品实现或最终产品以及环境、安全控制要求的影响,规定不同的检验或验证方式,确保采购产品满足产品技术、质量规定以及环境、安全控制方面的采购要求;
9.2 采购产品的检验或验证按合同规定进行也可按原材料的技术要求进行,需在供方的现场实施检验或验证时,应在采购合同中说明检验或验证的具体事项,以及产品放行的方法做出规定。
9.3 验证不能免除供方提供合格产品的责任。也不排除其后本公司拒收的可能。