前 言
本标准按GB/T 1.1给出的规则起草。
本标准由龙福环能科技股份有限公司提出。
本标准起草单位:龙福环能科技股份有限公司。
本标准主要起草人雷景波、罗国梁、王耀村、冯惜泉、孙彦豪、王登勋、毛安民:
地毯采购管理及采购操作规范
1 范围
本标准规定了龙福环能科技股份有限公司地毯采购职责、采购作业操作流程、采购责任认定。
本标准适用于龙福环能科技股份有限公司地毯采购管理及操作。
2 采购职责
2.1 生产部
2.1.1 生产部根据销售订单进行物料储备。
2.1.2 生产部根据销售计划,编制原辅材料需求清单。
2.2 地毯经营公司
根据生产部材料需求清单,核实仓库存量,结合材料库存安全定额,编制采购计划,报经总经理批准后组织采购。
2.3 生产办公室
负责编制劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
2.4 设备维修部
依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
2.5 物品、劳务需求部
根据需求物品或劳务的性质和权属向地毯经营公司办公室、生产部、设备部提交申请,并经初审后交各负责人或总经理批准。
2.6 负责人
负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审,总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
2.7 财务部
负责日常采购的价格审查,负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
2.8 质检部
负责原材料、辅料的验收,设备部会同生产部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
2.9 采购经办人
负责索要发票、办理结算,并对发票的真实性和合法性负责。
3 采购作业操作规程
3.1 授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划,报分管经理审核。
3.2 经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
3.3 未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、设备部提交申请,并经初审后交各负责人或总经理批准。
3.4 对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
3.5 采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4 采购责任认定
4.1 不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
4.2 经审批的采购计划和申请,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位,因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的,没发现查实一次罚款100元,给公司造成损失的按确定损失额的40%。
4.3 未经比价即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失,损失额在5000元以上的责令其下岗。
4.4 物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要,认真按照规定填制购物申请单。填写不规范,导致无法确认请购物资须知信息的,采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字,无请购部门主管签字,审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划,造成本公司流动资金使用浪费的,依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
4.5 供应部门在确保品质的前提下,必须充分考虑市场变化和库存成本等因素,制定大宗物品的采购方案,落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项,有关采购人员负有无条件的清收责任。
4.6 财务部必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相,并造成公司经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
4.7 验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时,必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
4.8 仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续,并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时,应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理),同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎,未按本办法规定操作,造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。